Pályázati indikátorok

Érintett főállású munkavállalók aránya (85%):
Az indikátor részletes kifejtése:
A diagnózis során anonim kérdőívek segítségével a polgármesteri hivatal munkatársainak 85%-át elértük, ez 47 munkatárs. A kérdőíveket a megkérdezettek elektronikusan töltötték ki a www.surveymonkey.com felületén létrehozott aloldalon. Az anonimitás célja a nagyobb válaszadási hajlandóság, és őszinte vélemények szerzése, tekintve a kérdőív tartalmazott számos kritikai kérdést. A kérdőív mellett készültek szóbeli interjúk hivatali vezetőkkel (jelenléti ívek), valamint a vezetők részt vettek különböző műhelymunkákon is (Eredményességi mutatószámok, BSC, Stratégiai műhelymunka, Felügyelt intézményekkel való kapcsolattartás). Ezeket szintén jelenléti ívekkel tudjuk igazolni.

Felülvizsgált szervezeten belüli eljárások száma (4 db)
Az indikátor részletes kifejtése:
A felülvizsgált folyamatokat a Felügyelt intézményekkel való kapcsolattartás dokumentációja, valamint egyet az Eredményességi mutatószámok dokumentációja tartalmazza. Ezeket műhelymunka keretén belül választottuk ki és tekintettük át az érintett hivatali illetve intézményi dolgozókkal. A kiválasztás alapja a hivatali/intézmény vezetők választásán alapult, attól függően mely jelenlegi folyamat a leggyakrabban használta, legtöbb embert érintő és/vagy legproblémásabb. A műhelymunkát jelenléti ívek igazolják.
A felülvizsgált folyamatok:
1.Költségvetés készítés/tervezés. Felügyelt intézményekkel való kapcsolattartás, összefoglaló dokumentum, 9. oldal
2.Kis volumenű pályázatok. Felügyelt intézményekkel való kapcsolattartás, összefoglaló dokumentum, 11. oldal
3.Nagy volumenű pályázatok, Felügyelt intézményekkel való kapcsolattartás, összefoglaló dokumentum, 13. oldal
4.Vezetői mérési folyamat, Visszajelző anyag a Balanced Scorecard-ról, 28. oldal


Átalakított szervezeten belüli eljárások száma (4 db)
Az indikátor részletes kifejtése:
Az átalakításra kerülő folyamatok a Stratégiai műhelymunka, valamint az Eredményességi mutatószámok műhelymunka eredményeire épülnek. A fenti két műhelymunkán megállapításra került miként lehet a kialakított stratégiát működtetni. A Főfolyamatelemzés és Diagnózis alatt már fény derült arra, hogy a polgármesteri hivatalban a minőségbiztosításnak nincsen kialakított folyamata, az Eredményességi mutatószámok illetve a Balanced Scorecard amelyeket a Stratégiát működtetik pedig ezen minőségbiztosítási elemekre épülnek. Ennek következményeképp megegyeztünk a hivatal vezetőivel több eltérő mutatószám évenkénti méréséről.
Az átalakított folyamatok így a következők:
1.Évenkénti stratégiai értekezlet: célja a meglévő stratégia nyomon követése, és módosítása, valamint a folyamat életben tartása. Stratégiai műhelymunka összefoglaló 14-15. oldal
2.Évenkénti Ügyfélelégedettség mérés: célja a meglévő stratégia validitásának biztosítása. Stratégiai műhelymunka összefoglaló 14-15. oldal
3.Évenkénti Dolgozói elégedettség mérés: célja a meglévő stratégia validitásának biztosítása. Stratégiai műhelymunka összefoglaló 14-15. oldal

 1.Évenkénti Képviselői elégedettség mérés: célja a meglévő stratégia validitásának biztosítása. Stratégiai műhelymunka összefoglaló 14-15. oldal

A fent három fő mutatószám és annak felvételének folyamat nélkül a hivatali vezetőknek fontos minőségbiztosítási értékek hiányoznának, amelyek nélkül a Stratégia és a hivatal tanácsadó nélküli folyamatos fejlesztése veszélybe kerül, nehézkesség válik.
Az Átalakított folyamatokat Jegyzői utasítások igazolják.

Bevont partnerek száma:
Az indikátor részletes kifejtése:
A szervezetfejlesztési munka során a polgármesteri hivatalon kívüli, ám a polgármesteri hivatallal együttműködő, vagy arra hatással lévő összes külső szervezetet és személyt partnernek tekintünk. Ebből kifolyólag: civil szervezetek, vállalkozók, felügyelt intézmények és képviselők.
A Főfolyamat elemzés során interjúk készültek felügyelt intézmények vezetőivel (jelenléti ív), valamint anonim kérdőívet használtunk a felügyelt intézmények vezetői illetve a képviselők véleményének összegyűjtésében. Hasonlóan a bevont munkatársakhoz a kérdőívek anonimitása fontos eleme volt a valid eredményeknek, és a kérdőíveket elektronikus formában a www.surveymonkey.com weboldal erre szerkesztett aloldalán gyűjtöttük össze.
A következő intézmények vettek részt a vizsgálatban:
1.Fókusz Szociális Szolgálat
2.Gárdonyi Géza Művelődési Ház
3.Gárdony Tourinform Iroda
4.Városi Könyvtár
Az anonim kérdőívet 11 képviselő töltötte ki.
A Civil Kapcsolati Adatbázis kialakítása során 3 civil szervezet bevonásra került.


A pályázati adatlap 5.4-es pontja, azaz a felügyelt intézmények bevonása az 1g, 1h és 1i részterületet érintő tevékenységbe szempont kifejtése:
A felügyelt intézmények vezetőit két fő szervezetfejlesztési tevékenységbe vontuk be. Egyrészt a Főfolyamat átvilágítás során interjúkat készítettünk a Fókusz Szociális Szolgálat, Tourinform Iroda valamint a Gárdonyi Óvoda vezetőivel. Emellett kérdőívet töltöttek ki a felsorolt intézmények mellett még a Gárdonyi Géza Művelődési Ház és a Városi Könyvtár vezetői (kérdőívek elektronikusak lettek összegyűjtve a www.surveymonkey.com weboldal erre a célra szerkesztett aloldalán). A Felügyelt intézményekkel való kapcsolattartás pályázati elemre műhelymunkát tartottunk ahol intézmény vezetők és a hivatal vezetői találkoztak és értekeztek szervezeti folyamatokról és azok javítási lehetőségeiről.


Társadalmi felelősségvállalási szempontok és teljesüléseik

A társadalmi értékek megjelenítése a szervezeti célok között:
A szervezeti célokat a teljesítményprizma gondolatmenete alapján határoztuk meg, azaz a Diagnózis és a Főfolyamat-elemzés során felmértük a helyi társadalom igényeit (lsd. ügyfelek, felügyelt intézmények és civilszervezetek, képviselőtestület kérdőívei), s ezen elvárásokból kiindulva dolgoztuk ki a Stratégiai workshop-on, hogy milyen célokat szeretnénk a következő években elérni, s milyen lépéseket szükséges tennünk, hogy meg tudjunk felelni ezeknek az elvárt társadalmi értékeknek.
A társadalmi értékeket a stratégiai térkép alapján a következőképp lehet összefoglalni:
Állampolgár barát ügyintézés: gyors, pontos és rugalmas
Működési hatékonyság: a rendelkezésre álló erőforrások hatékony felhasználása
Dolgozó barát munkahely: zavartalan munkavégzés, leterheltség és egyéb belső stressz források csökkentése.

Az ügyfelek és a hivatallal szorosan együttműködő intézmények elvárásai hosszan kifejtettük a fentebb megnevezett dokumentumokban.



Melléklet:

Felülvizsgált folyamatok térképei:

1. ábra Költségvetés tervezés